Creatief, efficiënt en beter online vergaderen: 5 tips

j

Geschreven door: Stefanie Couwenberg

11 februari 2021

Hoe vergader je beter en leuker online? Je leest het hier.


Inmiddels zijn we er allemaal al redelijk aan gewend. Digitaal overleggen. Net zoals bij ‘gewone’ vergaderingen gaat dat soms heel goed, maar soms zit ik -bijvoorbeeld als deelnemer in een project waarin ik nu eens niet de rol van dagvoorzitter heb- met kromme tenen achter mijn scherm. Collega’s die niet weten hoe het geluid en/of de camera werkt, een vergadering die enorm uitloopt, waardoor de helft nog voor de rondvraag aftaait omdat men alweer een nieuwe meeting in moet. Ontbrekende agenda’s. Het niet kunnen bekijken van stukken waarover gepraat wordt.  Ellenlange presentaties waardoor je -terwijl je naar de pratende sheets probeert te blijven kijken- ondertussen je mail maar even checkt etcetera. De lijst is lang. Ook niet verwonderlijk. We zijn allemaal maar ‘gewoon’ digitaal gaan vergaderen omdat het niet anders kon. Toch kun je met een beetje creativiteit de boel echt wel een beetje ‘oppimpen’, interactie bevorderen en zorgen dat ná de vergadering iedereen echt zin heeft om aan de slag te gaan, in plaats van ‘ingekakt’ snel pauze neemt en koffie haalt om in te loggen voor alweer de volgende oersaaie zitvlees-bevorderaar.

Hoe? Ik geef je 10 tips om leuker, creatiever en efficiënter online te vergaderen:

1. Voorbereiding

Zorg dat er een agenda beschikbaar is. Stel van tevoren vragen aan de deelnemers die je samen graag zou willen beantwoorden of geef mensen ‘huiswerk’, zodat ze tijdens de sessie ook meer geneigd zijn actief mee te doen en hun input geven. Kijk welke werkvormen je kunt inzetten om interactie tussen deelnemers te bevorderen (een poll, een creatief voorstelrondje, een vraaggesprek, een quiz etc)

2. Digitale inloop

Plan voor iedere vergadering een kwartier meer tijd in dan je eigenlijk nodig hebt. Wil je om 14.15 uur starten? Geef als aanvangstijd 14.00 uur op, of zeg eerlijk dat je tussen 14.00 en 14.15 uur mensen de gelegenheid geeft om op hun gemak in te loggen, maar dat je op de opgegeven starttijd dan ook echt start!   De meeste mensen geeft dit ademruimte om nog even dat kopje koffie te halen, een sanitaire stop te maken, de vergaderinstellingen te checken en op het gemak even bij te kletsen met wat collega’s. Dat laatste vergeten we vaak.  Via het ‘schermwerken’ is er vaak te weinig oog voor ‘de mens’ achter de collega. Een digitale inloop scheelt veel stress, is een kleine tegemoetkoming voor de gemiste ‘koffieautomaat-praat’ en zorgt ervoor dat je mooi op tijd ontspannen aan de vergadering begint. Je kunt mensen in die tijd ook nog even wijzen op de zaken die ze worden geacht bij de hand te hebben (e-mails, documenten, jaarcijfers etc)

3. Wijk af van ‘de standaard’.

Bij ‘echte’ offline vergaderingen is er vaak een agenda, een voorzitter en een bepaalde vergadercultuur en structuur. Online doen we dat vaak op precies dezelfde manier als dat we gewend waren. Maar we vergeten dat we elkaar niet ‘in real life’ zien, we vaak non-verbale signalen missen en dat die voorheen zo goede voorzitter online soms bepaalde vaardigheden lijkt te missen. Durf je agenda en je werkwijze dus eens wat om te gooien. Gebruik werk- en dialoogvormen om mensen echt uit te lokken actief deel te nemen aan een gesprek.  Kijk of je naast een notulist iemand kunt benoemen die de chat bijhoudt en zorg dat de voorzitter weet hoe hij -naast het in de gaten houden van de tijd en de agendapunten- mensen het woord kan geven of juist kan ‘muten’, mensen de gelegenheid kan geven privé een vragen te stellen via de chat etc.  En kijk of je het oersaaie ‘wat verder ter tafel komt’ op een leuke creatieve manier vorm kunt geven door de chat of het whiteboard te gebruiken, de tekenvaardigheden van mensen te benutten, ze een beurt te geven of juist hun (digitale) hand te laten opsteken.
Met het standaard vergaderformat en vele aanwezigen is het soms een behoorlijk dooie boel waarbij -als de voorzitter dan denkt dat niemand opmerkingen heeft- net die ene collega die vergeten was zijn/ haar geluid uit te zetten alsnog een (te) uitgebreid verhaal houdt.
Er zijn heel veel mogelijkheden om je digitale meeting ‘op te pimpen’ als je durft af te stappen van het standaard vergaderformat.  Je mag me altijd mailen of bellen voor tips over werkvormen, dialoogvormen en gesprekstechnieken om van je online vergadering een feestje te maken in plaats van een slaapverwekkend verplicht nummer. Ik help je graag om buiten de lijntjes te denken en te werken!

En vind je standaard notulen ook zo saai? Maak een opname van je vergadering en verstuur deze als geluidsbestand, met alleen uitgetypt de concrete actiepunten. Of maak een beeldverslag en stuur een samenvatting rond van de chat.

4. Interactie

Het werd in de voorafgaande punten eigenlijk al benoemd…Bevorder interactie tussen de diverse deelnemers. Je meeting wordt dan al gauw veel leuker, energieker en efficiënter!

5. Bewaak de tijd!

Mij gouden regel: tijd is tijd!
Als er staat dat de vergadering tot 12.30 duurt dan stoppen we 12.30 uur. Klaar.
Aan de voorzitter de taak om daar naartoe te werken en streng te zijn. Vragen die afwijken van de agenda? Zet ze op de chat of de mail. Gesprekken die niet in de vergadering thuis horen, voer ze onderling via de chat of blijf samen ‘even hangen’ na de vergadering. Als je te lang doorgaat komen mensen in de knel met andere meetings, gaan zich opgejaagd voelen en checken ze vaak al uit voordat de afspraken waar het om gaat duidelijk zijn gemaakt. Zonde.
Benoem dus iemand die streng de tijd bewaakt en durf in te breken als mensen te veel tijd claimen waardoor andere agendapunten ‘in de verdrukking’ dreigen te raken.  Als dagvoorzitter heb ik dit echt moeten leren. Maar als je van tevoren de spelregels afspreekt en uitlegt dat je dit doet juist om de effectiviteit van de vergadering te bewaken, zal niemand het je kwalijk nemen.  Hetzelfde geldt voor mensen die technische vragen over de vergadersoftware blijven stellen. Tijdens de inloop is dat prima, maar als we vergaderen vraag je privé een collega je te helpen zodat dit niet ten koste gaat van de gesprekstijd. Iedereen wordt moe van de (te) lange vergadersessies die niet concreet genoeg zijn.

Je zult zien dat alleen deze 5 basic tips je al een stuk energieker, efficiënter en creatiever laten worden tijdens alle online sessies. Volgende keer 10 tips over online participatie.  Online biedt ook echt kansen! To be continued….

Creatieve groet,

Stefanie Couwenberg


Durf jij Buiten de Lijntjes te Denken? www.denkbdl.nl

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatisch mijn blogs in je mailbox ontvangen?

automatisch blogs ontvangen
Loading

Deze blogs vind je vast ook interessant

Zalig niets doen? Uitermate productief!

Zalig niets doen? Uitermate productief!

Het is zomer! Je gaat met vakantie of hebt misschien al vakantie. Je wilt even niet aan werk denken. Je hoofd lekker leeg maken. En precies dan gebeurt het…..Dat ene idee waar je al zo’n tijd op zat te broeden ontstaat. Dat project waarvan je niet wist hoe je het...

Met creativiteit ben jij koning!

Met creativiteit ben jij koning!

Koningsdag 2021. Alles went. Leuk is het niet dat we nog niet met duizenden naar een concert mogen, niet nek aan nek door smalle straatjes de vrijmarkt kunnen afstruinen en niet naar hartelust hossend van eetkraam naar biertap kunnen hoppen. We hebben echter wel laten...

Creatief en coronaproof het nieuwe schooljaar in: 5 tips

Creatief en coronaproof het nieuwe schooljaar in: 5 tips

Ook hier in de regio midden beginnen 1 september de scholen weer. Prompt verschijnen er in mijn mailbox, naast allerlei vereiste coronaregels in de social schools app ook steeds meer berichten over huiswerk, afspraken, schoolregels vergezeld van goedbedoelde adviezen...