Corona en de positieve ambtenaar

j

Geschreven door: Stefanie Couwenberg

25 november 2021

Blog over creatief en oplossingsgericht werken, kritisch kijken, leren participeren en de uitdagingen en kansen die deze tijd overheden biedt.
Mijn mobieltje rinkelt. Coronabesmettingen nemen weer toe, bijeenkomsten worden vaker afgezegd. Ik betrap mezelf erop dat ik denk: ‘Wie zou er nu weer afzeggen?’ Maar het is een gemeente die vraagt of een ‘fysieke bijeenkomst’ van een dagdeel kan worden omgezet in twee korte online workshops. ‘Dat kan’, antwoord ik.  Het COVID-tijdperk heeft ons beiden flexibel gemaakt.  Het betekent dat we even moeten schakelen, kijken hoe we groepjes nu gaan indelen, welke werkvormen we aanpassen en hoe we effectief input ophalen. We spreken daarom af komende week nog een keer uitgebreid te videobellen over het programma en ik denk nog mee over een feestelijke aangepaste uitnodiging… Gelukkig. Voor ons allebei is dit een mooie oplossing om toch in december nog op de valreep van het jaar met medewerkers aan de slag te kunnen.

Schakelen

Bovenstaand voorbeeld toont aan dat de ‘winst’ die behaald is door COVID is dat oplossingsgericht werken vanzelfsprekender is geworden. Gaat er een streep door een geplande gebeurtenis? We gaan het anders regelen. Nu Corona eind 2021 weer oplaait en de regels worden aangescherpt, merk ik dat fysieke bijeenkomsten, in tegenstelling tot een jaar geleden, makkelijker omgezet worden naar online bijeenkomsten en deelnemers daar ook steeds minder bezwaar tegen hebben. We hebben geleerd te schakelen.  We durven vastgeroeste patronen en werkwijzen steeds meer los te laten. Op kantoor werken combineren we vaker met online sessies. Het blijkt ook steeds gemakkelijker om overheden te overtuigen om naast MS Teams daarbij eens wat meer ‘avontuurlijke ‘ tools te gebruiken die meer mogelijkheden tot training en interactie bieden, zoals bijvoorbeeld Zoom, Web Whiteboard of Conceptboard.

Creatief werken als middel in plaats van doel

Geregeld komen in gesprekken met ambtenaren over de Omgevingswet vragen voorbij als: ‘We zoeken naar verbinding met iedereen die een rol speelt in de omgeving, hoe doen we dat dan? Hoe betrekken we de organisatie bij het participatiebeleid? Hoe geven we participatieprocessen vorm? Hoe zorgen we ervoor dat we onze medewerkers en initiatiefnemers en ontwikkelaars motiveren om na te denken over welke vorm van participatie nodig en/of gewenst is? Hoe zorgen we ervoor dat participatie vanzelfsprekend wordt bij plannen en projecten en dat dat anders gaat/moet dan voorheen (lees: dat we alternatieven verzinnen voor muffe zaaltjes, formele brieven en eenrichtings-infoavonden)? Hoe vergroten we kennis bij onze medewerkers over niveau’s van participatie en over welke vorm van participatie wanneer passend is? Waar trainingen en workshops creatief en oplossingsgericht denken eerst nog werden gezien als ‘zoethoudertjes of een ‘nice to have’ zijn ze inmiddels, mede vanwege bovenstaande concrete vragen, niet meer weg te denken uit het opleidingsaanbod voor de gemiddelde ambtenaar. Het verschil met pakweg een jaar of vier geleden is, dat de sessies die ik begeleid niet alleen meer gaan over verrassende creatieve werkwijzen, creatieve skills of principes, maar veel meer over hoe je creativiteit kunt koppelen aan relevante beleidsthema’s.  Over hoe je creativiteit kunt inzetten om mensen na te laten denken over hun eigen functioneren en over hoe ze samen de toekomst zien. Kortom: over hoe je creativiteit als middel kunt inzetten om je doel te bereiken.

Creatief werken als middel in plaats van doel

Met de in aantocht zijnde Omgevingswet, is participatie en anders werken onontkoombaar. Creativiteit kan helpen om processen hernieuwd vorm te geven. Samen onderzoeken we actuele vraagstukken en deelnemers worden uitgedaagd op een andere manier te kijken. Mooi om te zien wat er dan ontstaat. Zo keken we laatste met een gemeente in Brabant naar verschillende manieren om collega ambtenaren niet alleen het belang van participatie en de verschillende manieren om met elkaar in gesprek te gaan te laten inzien. Ook verzamelden we tijdens een brainstorm ideeën om collega’s houvast en instrumenten te bieden, passend bij hun werk en belevingswereld én aansluitend op die van de klant. Dat klinkt heel ingewikkeld en over de vraagstelling moesten we het echt wel even met elkaar hebben (daar was ook tijd voor ingeruimd). Maar na een uur stonden er 80 ideeën op papier waarvan toch zeker 8 hele waardevolle bruikbare suggesties, heel veel handige ‘bijvangst’ en 4 ultieme ‘quick wins’ en ideeën waar de deelnemers een paar dagen later al aan mee aan de slag waren. Met collega’s van Innovatiewerkplaats deden we bij een gemeente in Zuid-Holland onlangs iets vergelijkbaars. Dan denk ik: ‘We mopperen bij overheden wel veel over nieuwe wetten en verandering, het lijkt allemaal ingewikkeld wat er op ons afkomt met de Omgevingswet en deze coronaperiode vraagt veel van ons incasseringsvermogen. Maar het brengt ons ook iets!’  Ik zie steeds meer ambtenaren die écht geen afwachtende houding (meer) hebben, terwijl dat toch nog steeds het stereotype beeld is. ‘Creatief en oplossingsgericht’ kunnen met de komst van de Omgevingswet niet meer betiteld worden als prettige bijkomstigheden, het zijn wat mij betreft harde functie-eisen.  Wie niet in gesprek wil of durft met zijn klanten heeft een probleem.

Inspiratie

Naast de flexibele werkhouding, incasseringsvermogen, het ons leren verplaatsen in anderen en het denken in kansen in plaats van problemen, is er wat mij betreft nóg iets positiefs dat we meenemen uit deze periode. In coronatijd durven we gelukkig ook steeds vaker te spieken bij anderen. We merken dat we elkaar nodig hebben, van elkaar kunnen leren en dat het niet erg is om een vakgenoot in een andere gemeente op te bellen en te vragen: ‘Hoe pakken jullie dit aan?’ Waar vind ik informatie?’ ‘Hoe en met wie geven jullie het participatiebeleid vorm?’ Zeker op het hoogtepunt van de pandemie vorig jaar wilden we het wiel niet steeds opnieuw uitvinden. Of dat nou ging over de wijze van handhaving van coronaregels, de manieren van het informeren van inwoners en ondernemers of het onderhouden van onderlinge relaties. Het ‘beter goed gejat dan slecht verzonnen’ werd en is steeds meer geaccepteerd. Als ik zeg dat innovatie juist begint bij jatten, iets ergens zien/ een eerste idee ergens opdoen en het dan aanpassen naar iets eigens, wordt er weleens gelachen. Toch zie je dat het werkt. Ik noem het dan ook liever geen jatten, maar inspiratie. Het is toch mooi dat je via bijvoorbeeld aandeslagmetomgevingswet.nl door ervaringsverhalen en suggesties van anderen ideeën op kunt doen voor je eigen aanpak en er niet alleen voorstaat? Dat je in de provincie Brabant door de Tour de Brabant kunt netwerken en aan intervisie Omgevingswet kunt doen? Dat het Overleg Zeeuwse Overheden samenwerking tussen overheden in Zeeland bevordert?

En het hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Zo merkten we eind 2020 bij mijn opdrachtgever gemeente Goes dat de video’s van onder andere gemeente Rotterdam en Den Haag onder jongeren veel bekeken werden. Hoe hadden ze deze gemaakt, wat was ‘de tone of voice’ en welke (positieve) insteek was gekozen? We volgden hun voorbeeld, maar wel met een eigen Goese ‘touch’. Als ik voorheen wel eens een casus van een andere gemeente deelde en liet zien hoe goed/ anders/ vernieuwend/ verrassend iets daar was aangepakt zeiden klanten: ‘ Mag je dit wel delen?’ Nu is dat gelukkig steeds meer geaccepteerd.  Als tijdens eens werksessie in Zeeland het woonbeleid wordt besproken en wordt gesproken over de toekomst van wonen daar durf ik de aanpak van gemeente Vlaardingen en participatie rondom de Woonvisie daar te delen en breng ik ambtenaren juist graag met elkaar in contact. Als een Brabantse gemeente op zoek is naar input rondom het participatiebeleid, durf ik te delen hoe ik dat in een buurgemeente doet/ deed en nodig ze uit elkaar eens (digitaal) te ontmoeten. Als Gemeente Goes lokaal hoge ogen gooit met het Goese gesprek (gebaseerd op de methodiek van SIR) en een schoolvoorbeeld is van hoe je de raad en inwoners betrekt bij plannen en ideeën (en het participatiebeleid daar creatief en doordacht is opgesteld én er een uitermate handige participatietoolkbox is gemaakt voor personeel en initiatiefnemers) waarom deze aanpak, uiteraard met credits voor de betreffende ambtenaren niet delen? Van elkaar leren en participeren is nu, meer dan ooit tevoren, elkaar inspireren!

Kijk om je heen

Ter voorbereiding op de Omgevingswet zie ik vragen als: ‘Hoe kunnen we initiatiefnemers helpen hun rol te pakken? Wat hebben onze collega’s en initiatiefnemers nodig om succesvol aan de slag te kunnen? steeds vaker binnen gemeenten en netwerken worden gedeeld. En hoewel participatie maatwerk is, staan er alleen al op bijvoorbeeld aandeslagmetdeomgevingswet.nl ontelbaar van bruikbare voorbeelden. Mooi toch? Lang verhaal kort: laten we vragen blijven stellen, kritisch zijn op ons eigen functioneren en dat van anderen en hoe het anders/ beter kan. Laten we goed om ons heen kijken hoe anderen toewerken naar de Omgevingswet en hoe we van elkaar kunnen leren. Maar bovenal, laten we uit deze rare tijd meenemen dat niets onmogelijk is. Dat het nadenken over de beste en slechtste scenario’s de enige manier om onszelf voor te bereiden op wat komen gaat, en dat ons vermogen om anders samen te werken en ons geweldige brein te trainen om buiten de lijntjes te denken van onschatbare waarde is!  Wie daarbij een duwtje in de rug nodig heeft mag me vanzelfsprekend altijd bellen.

Vanuit huis een creatieve groet,

Stefanie Couwenberg
Jouw trainer, spreker & facilitator die buiten de lijntjes denkt. BDL Communicatie & Training

Automatisch mijn blogs in je mailbox ontvangen?

automatisch blogs ontvangen
Loading

Deze blogs vind je vast ook interessant

Voorjaarsschoonmaak: de bezem door je brein

Voorjaarsschoonmaak: de bezem door je brein

Af en toe ben ik net als die dokter die mensen van kwaaltjes af helpt, maar zelf met zijn mankementen blijft rondlopen. Herken je dat? Ik leer mensen creatief schrijven, ze oplossingsgericht denken en geef communicatietrainingen. Toch betrap ik mezelf erop dat ik...

Thermostaartje…Over hokjesdenken in het onderwijs.

Thermostaartje…Over hokjesdenken in het onderwijs.

Met een beteuterd gezicht kwam hij naar buiten. Mijn 5-jarige. Eerder die week had hij al wat schoolwerkjes mee naar huis gekregen. Op één van zijn kleur(kras)platen stond: ‘probeer binnen de lijntjes te blijven’. Ik moest erom glimlachen en dacht ‘ hij zit net op...

Zalig niets doen? Uitermate productief!

Zalig niets doen? Uitermate productief!

Het is zomer! Je gaat met vakantie of hebt misschien al vakantie. Je wilt even niet aan werk denken. Je hoofd lekker leeg maken. En precies dan gebeurt het…..Dat ene idee waar je al zo’n tijd op zat te broeden ontstaat. Dat project waarvan je niet wist hoe je het...