Voor enkele opdrachtgevers bij de overheid houd ik mij bezig met workshops, trainingen en een arsenaal aan creatieve werkvormen om intern en extern mensen te laten participeren.  Ik maak in samenwerking met projectleiders geregeld omgevingsanalyses en vervolgens besluiten we hoe we mensen warm maken en houden om met ons mee te denken mee te werken of mee te beslissen over ontwikkelingen. Iets wat met de naderende Omgevingswet nóg belangrijker wordt. 
Ik was altijd een beetje huiverig voor louter digitale participatie. Je moest elkaar toch ook ‘in het echt’ zien? Sfeer proeven? Echt te weten kunnen komen door een goed gesprek waar het schuurt en waar kansen liggen?
Anderzijds vroeg ik me met collega’s wel geregeld af hoe we nou niet alleen ‘the usual suspects’ (om maar even een jeukwoord te gebruiken) konden betrekken. Hieronder deel ik graag mijn ervaringen, do’s en don’ts met je.

Combinatie online- offine

Bij de gemeente Schiedam bleek het in samenwerking met het reclamebureau Friends for Brands tijdens de campagne Pin je Plek perfect te werken om online en offline met mensen in gesprek te gaan. En om dan die twee werkvormen te combineren en uiteindelijk af te sluiten met een ‘fysieke’ bijeenkomst waar online en offine elkaar ontmoeten en letterlijk en figuurlijk kennismaakten met elkaars ideeën.
Voor opdrachtgever gemeente Vlaardingen hadden we aanvankelijk hetzelfde idee om online en offline ontmoetingsvormen en gesprekken over onder andere wonen te combineren…. Totdat het gevreesde virus ons land aandeed. Hoe moesten we nu workshops organiseren? Collega’s samenbrengen? Het is ook hier mooi om te zien hoe creativiteit werkt. Net als heel Nederland konden we nu onze drempelvrees voor digitale werkvormen niet meer als excuus gebruiken.. Een collega bij gemeente Dordrecht die veertien jaar geleden al veelvuldig werkte met ‘onze wijk’ en via digitale participatie een hele speeltuin liet ontwerpen voor en door inwoners, voorspelde ooit: digitale participatie heeft de toekomst. En zoals zo vaak met innovators: hoe sceptisch  ik ooit zelf over het idee was, ik moet toegeven …Mijn toenmalige collega heeft gelijk gekregen en ik ben inmiddels ook fan. Hoewel ik denk dat het echte menselijke contact, het faciliteren van gesprekken en het ‘peilen’ van emoties niet 100 procent ‘af te vangen’ is met digitale workshops, trainingen en participatievormen kunnen we de nieuwe werkvormen waar we nu volop mee moeten experimenteren (geen excuus meer!) in de toekomst zeker vaker gaan inzetten.

Niet zeuren maar zoomen

Vier weken terug trapte ik met trillende handjes mijn eerste Zoom bijeenkomst af! Gelukkig had ik al wat ‘droog’ kunnen oefenen met collega’s van innovatiewerkplaats. (dank aan @Rene Hartman!) En waar ik eerst zo sceptisch over was, bleek met wat oefening te werken! Waar met een workshop op locatie 12 deelnemers echt het maximum is, waren we nu met 28 man.
We deelden onze schermen, tekenden elkaar voor  op het digitale whiteboard welk beeld we letterlijk van een ontwikkeling hadden, brainstormden onderling in kleine groepjes in ‘break out- rooms, stelden vragen op de chat en deelnemers hielden ons aan de regels (op een enkeling die tijdens het crackers eten zijn geluid uit vergat te zetten, maar die ik als facilitator mooi op mute kon zetten), waardoor de workshops ook nog eens heel orderlijk verliepen en netjes op tijd klaar waren.
Voor @gemeente Vlaardingen mocht ik dit ‘kunstje’ kort erna herhalen en ik was ‘om’!

Van nuttig naar noodzakelijk instrument

Dus nu fysieke bijeenkomsten voorlopig niet mogelijk zijn,  kan ik volmondig en uit ervaring zeggen dat digitale participatie werkt en ik er het volste vertrouwen in heb dat dit instrumentarium voorgoed aan mijn/ onze gereedschapskist wordt toegevoegd! Ook in deze tijd blijven mensen immers aan het werk, worden deadlines soms iets opgeschoven, maar verdwijnen niet. Participatie blijft nodig.  Gesprekken voor en door stakeholders blijven nodig. En trainingen en workshops worden weliswaar geregeld verplaatst, maar ook die blijven op termijn noodzakelijk om mensen bij de les te houden.
Hoe fijn is het dat je gesprekken kunt voortzetten zonder te lange reistijd. Dat je zonder iemand te storen even ‘in en uit kunt checken’. Dat je geinformeerd kunt blijven over het verloop van een proces zonder een hele avond van huis te zijn.  Dat je vanaf je eigen keukentafel kunt meepraten over je ontwikkelingen in je wijk.

Online faciliteren en multitasking: leerzaam!

Als facilitator heb ik er ook veel van geleerd. Goed luisteren wat wordt gezegd en wat niet wordt gezegd. Als de non-verbale communicatie van een deelnemer via de webcam vragen oproept, dan via een rechtstreekse chat even doorvragen. Goed in de gaten houden wie er zijn digitale hand opsteekt en/of wie er nog weinig aan de beurt is geweest, de tijd bewaken en op tijd pauzes nemen. En wie ‘voegt’ halverwege in en/of checkt voortijdig uit? Ook dat dien je als facilitator in de gaten te houden. Ik roep daar zelf bij grote groepen nu hulp voor in, al was het maar om de chat bij te houden terwijl ik in de gaten houdt wie er middels de microfoon reageert en zijn hand opsteekt. Corona heeft voor mij kortom een hele nieuwe dimensie toegevoegd aan het vak van trainer en facilitator, waarbij ik het leiden van een sessie heb leren combineren met het delen van schermen, het ‘kliederen’ op een whiteboard het beantwoorden van chats, het instarten van polls en het discussiëren over stellingen, het (laten) tonen van beelden, en het (laten)bijhouden van  Q & A’s.

Digitale trainingen en workshops geven is naast digitale participatie dus ook zeker de moeite waard! Het vereist wel kennis van de deelnemers, de apparatuur en de techniek. En in de praktijk vind ik niet alle tools even geschikt. Teams vind ik een prima vergadertool, maar voor een workshop of inspraaksessie geef ik de voorkeur aan Zoom en voor de collega’s van innovatiewerkplaats blijken Mural en Miro ‘de bom’ voor digitale brainstorms.

Hoe nu verder? Pak je ruimte!

Waar normaal mijn agenda gevuld was met brainstorms, inwonersavonden, werkateliers,  workshops, trainingen en stakeholder-gesprekken, ga ik nu steeds vaker digitaal ‘de boer op’ en experimenteer ik voor diverse opdrachtgevers en trainingsbureau’s als Innovatiewerkplaats en Management Support, vrolijk verder.  Ik blijf ervan overtuigd dat de combinatie van online en offline middelen de meest ideale combinatie is. Maar niet alledaagse situaties vragen in deze tijd om niet alledaagse middelen en creatief en oplossingsgericht denken. Ik heb inmiddels ervaren dat er voor iedere offline bijeenkomst een goed online alternatief is, of dat nu een oorsponkelijk een workshop, training, inloop- of inspraakavond was,  een ronde-tafel gesprek, kennismakingsbijeenkomst of een seminar.  Met het doel van de bijeenkomst (erg belangrijk!) voor ogen, kijken we samen welke programmatuur, facilitator, leverancier en combinatie van online en offline middelen we in kunnen zetten.
En ook hier creatieve kansen genoeg! Een seminar omzetten in een webinar?  Geef de offline congreservaring mee door de lokale cateraar een mandje met benodigde hulpmiddelen en snacks aan te laten bieden aan deelnemers bij aanvang van het (online) event. Van deelnemersbadge tot online stemcode. Van koffie tot cola.  Mensen ‘verleiden’ om online mee te ontwerpen aan de openbare ruimte? Bied de eerste schetsen aan middels een ansichtkaart ip praatplaat die mensen meteen uitnodigt voor de digitale sessie over dit onderwerp. Een digitale workshop organiseren? Mensen uitnodigen voor een inloopavond? Organiseer een live-stream en/of haal van te voren vragen op die een expert-panel kan beantwoorden of maak van tevoren een filmpje dat je online zijn première laat beleven. Teleurgesteld dat die DWDD-setting die voor je personeelsdag had bedacht niet door kan gaan? Maak er een  online show van! Inclusief band, muziek, side-kick en ondergetekende als presentator.

In voor nog meer ideeën bij de (semi)overheid? Als creatief meedenker, bevlogen interim projectmedewerker en (digitaal)dagvoorzitter of adviseur sta ik voor je klaar. Samen geven we elkaar letterlijk en figuurlijk de ruimte om te ontwikkelen. Zoomen en zien we elkaar snel? 

Stefanie Couwenberg

Crea communicatiedier, schrijver, trainer, dagvoorzitter die crisis ook ziet als kans.
Meer weten? Ik help je graag buiten de lijntjes te denken. www.denkbdl.nl