De kracht van de facilitator: investeren i.p.v. repareren.

j

Geschreven door: Stefanie Couwenberg

22 februari 2024

Laatst belde een klant, die eerder last-minute had besloten om uit kostenoverweging, toch geen gebruik te maken van mijn diensten als facilitator. Daar had deze leidinggevende nu spijt van. Het bleek toch moeilijker dan gedacht om, als je zelf inhoudelijk betrokken bent en er een verschil is in positie tussen jou en je teamleden, zelf een sessie te begeleiden. De organisatie wilde nu toch een vervolgsessie op een inspirerende locatie mét een neutrale procesbegeleider om alsnog een positieve verandering in het inmiddels wat vastgelopen team op gang te brengen.  Ik snap dat. Zie een facilitator maar als de dirigent van een orkest die verschillende stemmen en instrumenten samen moet brengen in een harmonieus geluid.  Voor een orkestlid dat zelf ook wordt geacht een instrument te bespelen is gelijktijdig dirigeren een stuk lastiger en misschien wel onmogelijk. Lang verhaal kort: de leidinggevende moest nu opnieuw haar team mobiliseren en vragen of collega’s opnieuw een dagdeel wilden reserveren om met dezelfde vraag aan de slag te gaan. Aan mij de vraag of ik die 0-1 achterstand kon helpen inlopen. Natuurlijk heb ik dat met plezier gedaan. Achteraf kwamen we samen tot de conclusie: voortaan liever vooraf investeren dan achteraf repareren. Dus mocht jij nog twijfelen of je een facilitator bij je sessie wilt gebruiken of wil je juist collega’s laten inzien dat het zinvol is om iemand in te huren die je kan helpen eens wat makkelijker samen buiten de lijntjes te denken, lees dan de onderstaande 3 motivaties even goed door.  Ik help je graag. Tot ziens?!

1. Zo neutraal als Zwitserland, gebruik makend van het glooiende landschap

Een facilitator is neutraal. Vrij van hiërarchieën en persoonlijke belangen, kan hij/ zij objectief de interactie binnen het team sturen. Dit creëert een veilige omgeving waarin teamleden vrijuit kunnen spreken, ideeën kunnen delen en uitdagingen en ieders kijk op ontwikkelingen kunnen bespreken zonder angst voor negatieve reacties of maatregelen. Het resultaat? Een diepere en open dialoog die de kern van problemen blootlegt en constructieve oplossingen stimuleert. Als facilitator vind ik het een uitdaging ‘als het schuurt’. Door het stellen van de juiste vragen, mensen op constructieve manier samen ideeën te laten uitwisselen en neutraal de bijeenkomst te begeleiden benut je de collectieve denkkracht in een groep en in plaats van verwijdering merk je dan dat mensen elkaar juist weten te vinden. Dat brengt me op punt 2.

2. Groepsdynamiek 2.0: óók de stem van de minderheid telt…

Een facilitator beschikt over vaardigheden om groepsdynamiek te beheren en conflicten op te lossen. Zelf ben ik eraan gewend om interventies toepassen om spanning te verminderen, op zoek te gaan naar ‘de onderstroom’, consensus te bereiken en tools uit het creatief en oplossingsgericht denken in te zetten om -ondanks verschillen in mening- een positieve sfeer te creëren. Zelfs in de meest uitdagende situaties. Bijvoorbeeld door het toepassen van vaardigheden als ‘actief luisteren’ het stellen van open, waarderende vragen zodat alle teamleden zich gehoord en betrokken voelen.

3. Georganiseerde chaos: input benutten in plaats van indutten.

Een facilitator brengt structuur en focus in de chaos van vergaderingen. Hoe vaak dwalen bijeenkomsten met veel mensen niet af naar zijsporen of details, lopen discussies vast, of eindigt een bijeenkomst zonder concrete afspraken ‘omdat nu eenmaal de tijd op is’? Een facilitator leidt de bijeenkomst volgens een duidelijk plan en tijdschema (meeting design), waarbij de agenda wordt gevolgd en de discussie en de (vaak verrassende werkvorm) is gericht om in korte tijd samen te werken naar de gestelde doelen. Ik roep altijd dat de ingebrachte creativiteit, de energie en mensen die letterlijk en figuurlijk in beweging zijn deel uitmaken van mijn plan. Op het eerste gezicht lijkt het een chaos, maar het is georganiseerde chaos. Dat blijkt te werken. Het is immers óók aan de facilitator om ervoor te zorgen dat ieders kostbare tijd naast leuk en energiek vooral ook effectief wordt ingevuld. Met ondergetekende of een collega als facilitator weten jullie, gelet op het doel van de bijeenkomst, gegarandeerd elkaars input te benutten in plaats van samen in te dutten!

 

Toevoeging: de bijvangst.
Zelf breng ik graag ook inspiratie en creativiteit en ik ben ervan overtuigd dat die ervaring met en kennis van werkvormen en instrumenten mensen stimuleert om in te zien dat meewerken aan veranderingen ook leuk is en kansen biedt. Door het toepassen van verschillende brainstormtechnieken, spelmethoden en visuele hulpmiddelen, daag ik teams graag uit om buiten de lijntjes te denken en samen innovatieve oplossingen te verkennen. Ik vraag ook altijd verslag te leggen (kan ook met foto’s of tekeningen) van alles dat is opgeschreven zodat geen idee verloren gaat. Vaak eindigen we daarom met baanbrekende ideeën en een actieplan voor innovaties binnen een team of organisatie: dat is -naast de noodzakelijke afspraken of acties rondom het doel van de sessie – nog eens een ‘bijvangst’!
Zoek jij nog de een stille kracht achter effectieve teambijeenkomsten? Zoek je iemand die het verschil maken tussen eeuwige discussies en vruchtbare samenwerking? Wil je het potentieel van je team beter benutten en samenwerking bevorderen? Met elkaar de missie of visie herijken? Wil je zelf deelnemen aan een sessie en je inbreng geven zonder je zorgen te hoeven maken over de dynamiek in de groep? Een bijeenkomst organiseren waar mensen energie van krijgen en waarna ze samen willen doorpakken? Ik denk graag met je mee om dit verrassend, effectief en constructief vorm te geven.

 

Creatieve groet,

Stefanie Couwenberg Jouw trainer, spreker & facilitator die buiten de lijntjes denkt.

Automatisch mijn blogs in je mailbox ontvangen?

automatisch blogs ontvangen
Loading

Deze blogs vind je vast ook interessant

Ontwaak uit je winterslaap en maak van je werk een feestje

Ontwaak uit je winterslaap en maak van je werk een feestje

Het lijkt nog maar net kerstvakantie geweest, maar de krokusvakantie en de eerste zonnige dag heeft medio februari inmiddels alweer zijn intrede gedaan. Vanaf de jaarwisseling heb ik, naast mijn projecten, alweer wat mooie sessies mogen begeleiden. Meestal liepen ze...

Buitenspelen voor ambtenaren 3.0.

Buitenspelen voor ambtenaren 3.0.

Bureaucratie, een gebrek aan flexibiliteit, niet weten wat er speelt of waar mensen buikpijn van hebben…Een veelgehoorde klacht als het gaat om ambtenaren. Maar wat als we de regels vereenvoudigen en zoeken naar een meer betrokken en interactieve vorm van...