De geheimen van transparante raadscommunicatie

Ik krijg steeds vaker de vraag vanuit griffies: “Kun je ons helpen met het verbeteren van onze communicatie?”  Natuurlijk kan dat. Enerzijds is raadscommunicatie niet anders dan ‘gewone’ communicatie. Anderzijds ligt de focus vaak anders. En dat ‘anders kijken’ is iets wat ik graag doe en waar ik anderen graag bij help, dus ook griffies ter ondersteuning van de gemeenteraad.  Waar ‘gewone’ communicatie vaak ondersteunend is aan een specifiek project of organisatievraagstuk, is raadscommunicatie vooral gericht op de transparantie en betrouwbaarheid van en vertrouwen in lokaal bestuur.  Hoewel ieder communicatieplan en ieder communicatieadvies uniek is, zijn er een aantal Quick Wins voor effectieve raadscommunicatie die ik hier graag deel.

1) Duidelijke taal
Nog te vaak is communicatie vanuit gemeenteraden ‘wollig’ en doorspekt met ingewikkelde termen of jargon. Laatst logde ik in bij een raadsvergadering over de WMO en na 2 minuten was ik de draad al volledig kwijt. Wat betekenden al die afkortingen en termen? Nu ben ik taalkundig redelijk onderlegd, maar voor een inwoner die nieuwsgierig is naar ontwikkelingen kan een dergelijke ervaring behoorlijk afschrikken. En zelfs het gevoel geven dat iets ‘te moeilijk’ is, terwijl we het gewoon vaak zelf te ingewikkeld uitleggen! Een open deur misschien, maar zorg ervoor dat de communicatie van/ door de gemeenteraad duidelijk en begrijpelijk is en overzichtelijk in plaats van nodeloos gedetailleerd of ingewikkeld. Breed en gemakkelijk toegankelijk dus, zodat het voor ‘de leek’, of ‘de belangstellende inwoner’ ook goed te volgen is en blijft.

2) Open deur
Over gemakkelijk toegankelijk gesproken…Nog te vaak vinden besluiten of vergaderingen achter gesloten deuren plaats. Natuurlijk kan dat bij privacy-of economisch gevoelige informatie soms niet anders. Maar we noemen het niet voor niets ‘openbare raadsvergaderingen’. Dus laat zoveel mogelijk vergaderingen dan ook in openheid plaatsvinden en houd ze vrij toegankelijk. Maak dit ook algemeen bekend. Communiceer en stimuleer inwoners om de vergaderingen (digitaal) bij te wonen en laat duidelijk weten wat er op de agenda staat

3) Breed en creatief bereik
En over dat stimuleren gesproken…Wees creatief in het inzetten van communicatiekanalen om zo veel mogelijk inwoners te bereiken en zichtbaar te maken wat de raad doet en wil bereiken. Zet sociale media in, werk samen en/ of werk aan je relatie met lokale media, organiseer bijeenkomsten en werkvormen die dialoog bevorderen, verspreid nieuws via de website,  nieuwsbrieven, persoonlijke communicatie etc. geef interviews, maak vlogs/ blogs en denk na over het belang en de mogelijkheden van participatie.

4) Drie toverwoorden
Om het vertrouwen in het lokale bestuur te vergroten zijn er 3 toverwoorden: Open. Transparant. Inclusief. Je ziet ze al terug in de tips 1 t/m 3. Wat dat vertrouwen, die openheid en die transparantie betreft, dienen ook alle stukken (vergaderagenda, notulen, besluiten, werkbezoeken, resultaten van onderzoeken en enquêtes en eventuele berichtgeving in de media gemakkelijk toegankelijk en openbaar opvraagbaar te zijn. Op die manier kunnen inwoners en belanghebbenden makkelijk op de hoogte blijven van de activiteiten en de resultaten van de raad.

5 Leer en experimenteer. Denk buiten de lijntjes…
En de laatste tip in deze blog, zoals ik in mijn trainingen en workshops ook altijd zeg: learning is doing. Durf! Experimenteer. Leer. Faal. Vraag je inwoners om feedback. Ga en blijf in gesprek. Zoek naar nieuwe en verfrissende manieren om dat te doen. Verbeter. En blijf vooral transparent en duidelijk communiceren.  Dat dat niet altijd makkelijk is, merk ik in de praktijk.  De griffie loopt er vaak tegenaan dat het communicatieteam van de gemeente (begrijpelijk, want ik weet uit ervaring hoe dat werkt!) nog 1001 andere prioriteiten heeft en kiest er daarom vaak voor zélf meer en pro-actiever te communiceren vanuit de raad.

….Maar hoe doe je dat dan? BDL Communicatie & Trainig biedt hiervoor communicatietrainingen aan voor griffies. Zonder meteen volleerd communicatieadviseur te zijn (steeds meer griffies maken gebruik van een eigen adviseur raadscommunicatie) is het praktisch en effectief om raadsleden op weg te kunnen helpen in hun zoektocht naar manieren om open, effectief en transparant voor en door de gemeenteraad te kunnen communiceren. Waar moet je bij raadscommunicatie op letten? Wat kan de griffie hierin betekenen? Wat betekent dat voor de samenwerking met het team communicatie van de gemeente? Welke vragen stel je? Wat kan anders/ beter en waar begin je? Hoe kan communicatie bijdragen aan het betrekken van inwoners en het vergroten van het vertrouwen in het lokale bestuur? ….Ik help je graag verder. Hopelijk helpen bovenstaande tips je in ieder geval alvast op weg en bel/ mail me anders gerust eens vrijblijvend voor advies.