Deze week mag ik voor een opdrachtgever weer een bijeenkomst faciliteren. Iets dat ik erg graag doe en dat een steeds groter deel van mijn werkzaamheden beslaat.

Faciliteren. Modereren. Mensen met elkaar in contact brengen. Ik ben ervan overtuigd, dat veel meer communicatieadviseurs het in zich hebben om bijeenkomsten te begeleiden en zo bijvoorbeeld de start van een project een boost te geven. Veel adviseurs vervullen in hun werk immers van nature al een procesondersteunende rol. Tijdens mijn vorige baan deed ik het ontwerpen en begeleiden van bijeenkomsten ‘erbij’, omdat ik het leuk vond en goed kon. Wel moest ik mij regelmatig verantwoorden voor de tijd die ik aan dergelijke sessies besteedde. Het faciliteren werd niet gezien als onderdeel van mijn ‘gewone’ communicatiewerk.
Ik denk dat juist in een tijd waarin bijvoorbeeld overheden vragen aan inwoners om zelf het heft in handen te nemen, om zelf ideeën aan te dragen, het steeds meer de verantwoordelijkheid van de overheid wordt, om het die mensen ook mogelijk te maken die ideeën, plannen samen vorm te geven. En als je mensen in huis hebt, die dit op een natuurlijke manier kunnen, waarom zou je daar dan geen gebruik maken?
Hieronder daarom een pleidooi voor de faciliterende adviseur.

Nieuwsgierigheid en verbinden loont
Een ‘beetje adviseur’ kan mensen helpen ‘grip te krijgen’ op context. Het nieuwsgierig zijn, het goed luisteren en doorvragen, het helpen omzetten van argumenten in rake bewoordingen, het herkennen van de juiste ‘wegen’ om doelgroepen te bereiken…. Ik zeg: help daarmee de organisatie!
Laat zien dat jij degene bent die de zaken niet oplost, maar die wèl helpt een denkrichting te bepalen en scenario’s helpt te schetsen. Door de juiste vragen te stellen, te focussen op het doel van de bijeenkomst en daarbij de juiste werkvorm te vinden, kun je het het verschil maken.
Een bijeenkomst die diverse groepen inwoners echt met elkaar in gesprek brengt, zal meer opleveren dan een ‘informatieavond’ waarbij de hardste schreeuwer denkt dat hij/zij gehoord wordt.
Een zorgvuldig georganiseerde ‘klantreis’ met diverse projectmedewerkers en klanten zal meer opleveren dan een plichtmatige enquēte met te weinig gerichte vragen over de dienstverlening.
Een creatieve sessie met medewerkers waarbij voor- en tegenstanders op speelse wijze hun argumenten kunnen laten horen, zal meer opleveren dan een oproep om op intranet over een bepaalde organisatieverandering ‘een reactie’ te geven.
Ik hoor sommigen al zeggen…”Maar we zijn niet van de middelen!” Maar als het middel van ‘een bijeenkomst’ je helpt om een strategie te bepalen, een denkrichting te kiezen, scenario’s te schetsen -mits de juiste werkvorm wordt gekozen- dan zou het wel heel zonde zijn om de mogelijkheid om een project ‘fris’ te starten en om boven tafel te krijgen wat echt belangrijk is, te laten schieten.
Als communicatie iets is van de hele organisatie, help dan die organisatie om de complexiteit van communicatie te doorgronden. Maak zaken inzichtelijk. Zwengel discussies aan. En – bovenal – help mensen om voor aanvang van een project inzicht te krijgen in hun omgeving. In belangen. In trends. In factoren die de communicatie kunnen beïnvloeden etc.
Het faciliteren van bijeenkomsten doet een beroep op vaardigheden die de meeste communicatieadviseurs van nature al in zich hebben;
Luisteren, samenvatten, doorvragen. Niet alleen grip krijgen op de boodschap zelf, maar ook op het effect op mensen en hun omgeving.
Voor mij heeft het functioneren als sparring partner’ (excuses voor het jeukwoord) in organisaties het makkelijker gemaakt om als communicatieadviseur bij vervolgstappen betrokken te worden. Daarnaast heeft het extra invulling gegeven aan mijn mooie vak.

Wat maakt communicatieadviseurs goede facilitators?
Naast bovenstaande argumenten, zijn er nog een aantal eigenschappen die de meeste communicatieadviseurs wel bezitten (de hardleerse spiegeltjes-en kraaltjes verzamelaars uitgezonderd). Voor het gemak bestempel ik ‘ons’ strategische adviseurs even als groep. Wat maakt ‘ons’ goede facilitators?

  • We kunnen goede en relevante vragen stellen;
  • Vragen naar verwachtingen en doelen, zo nodig bij dit soort bijeenkomsten, is onze tweede natuur;
  • Communicatieadviseurs zijn gewend alle partijen aan te horen, te wikken en te wegen, scenario’s uit te helpen denken en te adviseren over de meest geschikte aanpak;
  • We zijn kritisch in de voorbereiding naar opdrachtgevers toe. Is een probleem nog niet helder? Waarom dat niet eerst verkennen en de vraag helder verwoorden, in plaats van al over de oplossing te praten?
  • We zijn gewend om te gaan met weerstand, dus ook die van eventuele dwarsliggers in een groep;
  • We zijn ons bewust van de noodzaak van een goede presentatie (uitstraling, houding, locatiekeuze, woordkeuze etc);
  • We weten – net zoals bij bijvoorbeeld een interview – dat er aanzienlijk meer tijd gaat zitten in de voorbereiding, dan in de uitvoering en nemen dit – ten behoeve van het eindresultaat – graag voor lief.
  • We weten welke wegen we moeten/ kunnen bewandelen om zo veel mogelijk mensen te bereiken en bij diverse bijeenkomsten te betrekken.

Iets extra’s
Lang verhaal kort: ik denk dat communicatieadviseurs die bijeenkomsten kunnen faciliteren absoluut iets extra’s toevoegen aan de organisatie. Heb je/ heeft jouw organisatie die expertise niet in huis? Dan laat ik je dit graag zien en ervaren. Ik help je uiteraard vol enthousiasme verder bij het ontwerpen en faciliteren van je bijeenkomst en help je graag Buiten de Lijntjes te kleuren.
En/of zoek je een adviseur die je op al deze vlakken en meerdere projecten kunt inzetten? Bel me gerust…

 

Enthousiaste groet,

Stefanie Couwenberg
www.denkbdl.nl

P.S: Ik ben ooit toevallig in ‘het faciliteren’ gerold, omdat er na mijn training factor-C op dat moment nog geen leergang faciliteren beschikbaar was. Ik belandde bij De Innovatiewerkplaats en leerde naast de regels van het faciliteren ook de basisbeginselen van het creatief denken en kwam er alles te weten over ‘innoveren bij de overheid’. Een geweldige combinatie! Inmiddels biedt Publiec (bekend van Factor-C) ook een prachtige leergang faciliteren aan! Zowel De Innovatiewerkplaats als Publiec kan ik van harte aanbevelen aan adviseurs die willen leren faciliteren. Verrijk jezelf. Verrijk ons vak.. Succes!